Ця процедура встановлює єдиний порядок планування, ініціювання, проведення та документування закупівель товарів, робіт і послуг для потреб виробництва.[web:27] Процедура застосовується до всіх структурних підрозділів підприємства та всіх працівників, які ініціюють або здійснюють закупівлі.[web:27]

- Закупівля – придбання товарів, робіт або послуг для забезпечення виробничих і допоміжних процесів підприємства.[web:27] - Ініціатор закупівлі – відповідальна особа підрозділу, яка формує потребу та технічне завдання.[web:27] - Відділ закупівель – функціональний підрозділ (або уповноважена особа), що організовує та супроводжує процес закупівлі.[web:27] - Постачальник – юридична або фізична особа-підприємець, що пропонує або постачає товари, роботи чи послуги.[web:27] - Комерційна пропозиція – пропозиція постачальника із ціною, умовами поставки, оплати та іншими істотними умовами.[web:12][web:27]

Закупівлі на підприємстві здійснюються за такими принципами:[web:6][web:9][web:27]

- максимальна економія та ефективність використання ресурсів;[web:9][web:24] - добросовісна конкуренція між постачальниками;[web:9][web:27] - відкритість та прозорість прийняття рішень (фіксація ключових етапів у документах/ІТ-системі);[web:6][web:27] - недискримінація учасників та рівне ставлення до постачальників;[web:6][web:27] - запобігання конфлікту інтересів та корупції;[web:3][web:6][web:27] - відповідність чинному законодавству України та внутрішнім нормативним документам підприємства.[web:6][web:9][web:27]

- затверджує потребу в закупівлі;[web:27] - контролює правильність технічного завдання та орієнтовного бюджету.[web:12][web:27]

- формує обґрунтовану заявку на закупівлю;[web:12][web:27] - готує технічні вимоги та, за потреби, специфікацію.[web:12][web:27]

- перевіряє заявку, обирає відповідну процедуру закупівлі;[web:27] - організовує збір комерційних пропозицій/тендер;[web:3][web:27] - готує проєкт договору, погоджує умови з відповідальними службами.[web:3][web:6][web:27]

- перевіряє наявність бюджету;[web:3][web:6] - погоджує фінансові умови договору та графік оплат.[web:3][web:6]

- перевіряє договори на відповідність законодавству та внутрішнім політикам;[web:3][web:6] - мінімізує правові та договірні ризики.[web:3][web:6]

- затверджує закупівлі понад визначені ліміти;[web:27] - ухвалює рішення у спірних або нестандартних випадках.[web:3][web:9][web:27]

1. Підрозділи щороку/щоквартально формують плани потреб у товарах, роботах, послугах із зазначенням орієнтовних бюджетів.[web:6][web:15][web:27] 2. Відділ закупівель консолідує плани в річний/квартальний план закупівель підприємства.[web:6][web:15] 3. Затверджений план є основою для подальших закупівель, але не обмежує здійснення позапланових закупівель за окремим погодженням.[web:6][web:15][web:27]

1. Ініціатор заповнює заявку на закупівлю (у системі або за затвердженою формою), де зазначає:[web:12][web:27]

1. найменування предмета закупівлі;
2. технічні характеристики;
3. кількість/обсяг;
4. орієнтовний термін поставки;
5. місце поставки/виконання робіт;
6. очікувану вартість.

2. Заявка погоджується керівником підрозділу та фінансовим підрозділом (наявність бюджету).[web:12][web:27] 3. Після погоджень заявка передається до відділу закупівель.[web:3][web:6][web:27]

Залежно від очікуваної вартості та складності предмета закупівлі застосовуються такі процедури:[web:3][web:6][web:12][web:27]

- Спрощена закупівля (малі суми)

1. отримання однієї або кількох пропозицій, погодження рахунку та укладення договору/замовлення.[web:12][web:27]

- Запит цінових пропозицій (середні суми)

1. запит щонайменше трьох комерційних пропозицій від різних постачальників;[web:3][web:9][web:12]
2. аналіз пропозицій за ціною, умовами поставки, оплатою, гарантією;[web:3][web:9][web:12]
3. документування вибору переможця.[web:3][web:9][web:12][web:27]

- Конкурентна процедура (тендер) (великі суми/критичні позиції)

1. підготовка тендерної документації;[web:3][web:6][web:7]
2. оголошення конкурсу серед потенційних постачальників (цільова розсилка, публікація оголошення тощо);[web:3][web:6][web:7]
3. оцінка пропозицій за визначеними критеріями (ціна, якість, строки, сервіс, досвід);[web:3][web:6][web:7]
4. протокол визначення переможця.[web:3][web:6][web:7][web:27]

Порогові значення для кожного типу процедури встановлюються окремим внутрішнім документом (наприклад, політикою закупівель) та можуть переглядатися керівництвом.[web:3][web:9][web:12][web:27]

1. Відділ закупівель надсилає запити постачальникам із технічним завданням та терміном подання пропозицій (не менше 3 робочих днів, якщо не встановлено інакше).[web:3][web:12][web:27] 2. Пропозиції приймаються в електронному вигляді (або іншим погодженим способом) та реєструються.[web:3][web:12][web:27] 3. Оцінка проводиться за попередньо визначеними критеріями (обов’язково – ціна, також – умови оплати, строк та умови поставки, гарантії, репутація постачальника).[web:3][web:6][web:12][web:27] 4. За результатами оцінки складається протокол/службова записка з обґрунтуванням вибору постачальника.[web:3][web:9][web:27]

1. На основі погодженої пропозиції готується договір або замовлення/purchase order з описом предмета, ціни, строків, умов поставки та оплати, гарантій та відповідальності сторін.[web:1][web:3][web:8][web:27] 2. Договір погоджується юридичним та фінансовим підрозділами, за потреби – іншими зацікавленими підрозділами.[web:3][web:6][web:27] 3. Після підписання договору відділ закупівель передає інформацію ініціатору та відповідальним за приймання товарів/робіт/послуг.[web:3][web:6][web:27]

1. Приймання здійснюється уповноваженими особами підрозділу-одержувача з оформленням відповідних документів (накладні, акти виконаних робіт/наданих послуг, акти розбіжностей тощо).[web:3][web:6][web:27] 2. У разі виявлення невідповідностей оформляється акт та повідомляється відділ закупівель для врегулювання з постачальником.[web:3][web:6][web:27] 3. Оплата проводиться фінансовим підрозділом відповідно до умов договору після підтвердження отримання та якості.[web:3][web:6][web:7][web:27]

1. Всі документи, пов’язані із закупівлями (заявки, технічні завдання, комерційні пропозиції, протоколи вибору, договори, акти, листування), зберігаються у визначеному сховищі (електронному архіві, системі документообігу або паперовому архіві).[web:3][web:6][web:9][web:27] 2. Мінімальний строк зберігання документів визначається внутрішнім положенням про документообіг та/або вимогами законодавства.[web:3][web:6][web:27] 3. Відділ закупівель забезпечує централізований реєстр закупівель (журнал, таблиця, ІТ-система) з основними реквізитами: предмет, постачальник, сума, дата, відповідальні особи, етапи.[web:3][web:6][web:9][web:27]

1. Контроль за дотриманням процедури закупівель здійснюється керівництвом підприємства, внутрішнім аудитором (за наявності) та/або уповноваженими особами.[web:3][web:6][web:9][web:27] 2. Періодично проводиться аналіз ефективності закупівель (економія коштів, дотримання строків, якість постачання, робота з постачальниками) з розробкою рекомендацій для покращення.[web:3][web:6][web:27] 3. У разі виявлення порушень та/або конфлікту інтересів застосовуються дисциплінарні заходи згідно з внутрішніми політиками та законодавством України.[web:3][web:6][web:9][web:27]

1. Працівники, задіяні в процесі закупівель, зобов’язані уникати ситуацій, коли їхні особисті інтереси можуть впливати на прийняття рішень щодо постачальників.[web:3][web:6][web:27] 2. Забороняється приймати подарунки, винагороди чи будь-які інші вигоди від потенційних або чинних постачальників, що можуть вплинути на неупередженість.[web:3][web:6][web:27] 3. Усі підозри щодо корупційних практик або порушення принципів закупівель мають бути задокументовані та передані керівництву для розгляду.[web:3][web:6][web:9][web:27]

1. Процедура закупівель переглядається не рідше одного разу на три роки або у разі суттєвих змін законодавства, структури підприємства чи бізнес-процесів.[web:3][web:6][web:27] 2. Відповідальним за ініціювання перегляду є відділ закупівель спільно з юридичним та фінансовим підрозділами.[web:3][web:6][web:27] 3. Зміни набирають чинності після затвердження керівництвом та публікації оновленої версії процедури у внутрішній вікі/системі документообігу.[web:3][web:6][web:21][web:27]